Nooit meer zorgen bij het organiseren van een evenement met een evenementenbureau

Een evenementenbureau houdt zich bezig met het organiseren van unieke evenementen. De evenementenbureaus kunnen gespecialiseerd zijn in bedrijfs evenementen, zoals personeelsfeesten en jubileumfeesten, of publieksevenementen, zoals beurzen en festivals. Een evenementenbureau neemt als het ware de organisatie van het evenement voor zijn rekening, waardoor je er enkele omkijken meer naar hebt. Denk hierbij aan het regelen van zaken als catering, locatie, enzovoort. De professionals zorgen ervoor dat je evenement helemaal op maat wordt gemaakt en als onvergetelijk zal worden beschouwd.

De voordelen van een evenementenbureau

Je kunt een evenement natuurlijk altijd zelf regelen, maar het is raadzaam om een professional hiervoor in te huren om tijd en zorgen te besparen. Door de ervaring binnen de evenementenbureaus worden evenementen tot in detail (denk bijvoorbeeld aan vergunningen, die je nodig hebt) geregeld. Tevens wordt een creatief concept neergezet door de experts, want je wil iets unieks creëren. Hoe ziet je programma eruit? Welke verrassingen heb je in petto? Welke unieke locatie heb je geregeld? Dit zijn elementen, waarop jouw evenement beoordeeld zal worden.

Hoe kun je een evenementenbureau inhuren?

Bekijk als eerste, waarvoor je een evenementenbureau wil inhuren. Betreft het een publiekelijk evenement of een bedrijfsevenement? Bekijk hierna wat je doelstelling is en je verwachting. Bepaal hierna pas wat voor soort evenementenbureau je aanschrijft. Let hierbij goed op hoe bureaus zich presenteren op hun websites. Bijvoorbeeld, zeggen deze alles voor je te kunnen regelen, dan zeggen ze hiermee eigenlijk dat ze niet gespecialiseerd zijn terwijl dit is wat je voor je evenement wil. Ook zijn er verschillende gradaties in evenementenbureaus; exclusieve, duurdere bureaus en de bureaus met goede kwaliteit doch iets minder opsmuk. Maak hierna een voorselectie en vraag bij een aantal voorgeselecteerde bedrijven offertes aan.

Kosten evenementenbureau

Vooraf wordt een offerte opgesteld van hoe je kosten er ongeveer zullen komen uit te zien. Dit is een on-going proces, wat betekent dat de kosten pas helderder worden naarmate je verder vordert in de organisatie van het evenement. De inzet van het evenementenbureau kost natuurlijk ook geld. Er zijn drie manieren, waarop evenementenbureaus zich laten uitbetalen. Ze kunnen met een totaalbedrag werken, waarin de kosten van het evenementenbureau inbegrepen zijn. Ze kunnen op basis van een uurloon werken, waarbij het aantal gewerkte uren afgezet wordt tegen een bepaald uurloon. Soms werken evenementenbureaus met opslag. Dit wil zeggen dat de bureaus het hele evenement verzorgen, waarbij ze werken met een opslagfactor.